RAPORT DOTYCZĄCY FUNKCJONOWANIA KATALOGU USŁUG W STAROSTWIE POWIATOWYM W PISZU |
|
|
|
W miesiącu czerwcu bieżącego roku
przeprowadzono szeroko zakrojoną akcję informacyjną wśród
mieszkańców Powiatu Piskiego dotyczącą funkcjonowania Katalogu Usług.
Wspomniana akcja przebiegała
dwutorowo; po pierwsze w lokalnej prasie zamieszczono informację o
istnieniu oraz zawartości katalogu usług w Starostwie Powiatowym w
Piszu, informację o analogicznej treści zamieszczono również na
słupach ogłoszeniowych w mieście Pisz oraz na tablicy informacyjnej
Starostwa.
Treść informacji zamieszczonej w prasie lokalnej
oraz na tablicach ogłoszeniowych: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NIE TRAĆ CZASU-
KORZYSTAJ Z KART USŁUG |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Realizując zadania związane z uczestnictwem w akcji
społecznej „Przejrzysta Polska” Starostwo Powiatowe w Piszu wprowadza
nowe działania, które mają polepszyć jakość życia publicznego w
powiecie. Jednym z najważniejszych jest wprowadzenie kart usług
świadczonych przez Starostwo mieszkańcom powiatu.
Każda sprawa, którą możecie załatwić Państwo w
Starostwie została opracowana w syntetycznej formie „Karty Usługi”.
Każda karta zawiera nazwę sprawy, wykaz potrzebnych dokumentów,
informację o wysokości i rodzaju ewentualnej opłaty, termin załatwienia
sprawy, sposób odwołania, podstawę prawną oraz wskazuje osoby właściwe
do załatwienia sprawy. Większość Kart Usług zaopatrzono w formularze
druków i wniosków, które są wymagane do załatwienia danej sprawy.
Karty usług dostępne są na poszczególnych
stanowiskach pracy oraz w Internecie na stronie Starostwa -
www.powiat.pisz.pl
Zwracamy się do osób, które załatwiając sprawy w
naszym urzędzie skorzystają z Kart Usług, o opinie na temat wprowadzonej
innowacji. Czekamy na wypowiedzi internetowe na forum dyskusyjnym lub
listowne pod adresem Pl. Daszyńskiego 7, 12-200 Pisz, jak również
kontakt telefoniczny pod nr tel. 423 35 05. |
|
Materiał poglądowy: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Materiał informacyjny zamieszczony w
prasie lokalnej: |
|
|
|
|
|
Należy nadmienić, iż materiał informacyjny dotyczący
kart usług jest również od kilku miesięcy dostępny na stronie
internetowej Starostwa, w w/w miejscu można również zapoznać się i
ewentualnie ściągnąć karty usług wraz z niezbędnymi załącznikami.
Odnosząc się natomiast do przeprowadzenia badań
opinii mieszkańców na temat funkcjonowania katalogu usług, w miesiącu
czerwcu wśród klientów Starostwa oraz pracowników Starostwa
realizujących konkretne usługi objęte katalogiem Usług przeprowadzono 2
ankiety badające ocenę funkcjonowania Kart Usług w Starostwie Powiatowym
w Piszu.
Ankieta obejmująca badanie opinii klientów Starostwa
została przeprowadzona wśród mieszkańców powiatu przez przeszkolonych
pracowników Starostwa. W ramach każdego wydziału Naczelnicy wyznaczyli
po jednym pracowniku odpowiedzialnym za przeprowadzenie ankiety,
pracownicy ci zostali następnie poinformowani o celu oraz sposobie
przeprowadzenia badań ankieterskich.
W wyniku przeprowadzonych działań zgromadzono opinię
50 mieszkańców powiatu. Każdy z respondentów został poinformowany o celu
przeprowadzenia ankiety oraz o jej anonimowym charakterze. Aby zachęcić
mieszkańców do poświęcenia swego czasu i wypełnienia ankiety zakupiono
oraz rozdano ankietowanym specjalną edycję kubków promocyjnych z
nadrukiem Starostwa.
Przeprowadzając ankietę wśród pracowników Starostwa
zgromadzono opinie pracowników obejmujące 50 usług (wszystkie objęte
Katalogiem Usług) oferowanych przez Starostwo.
Treść ankiety przeprowadzonej wśród klientów Starostwa: |
|
|
|
|
ANKIETA
DOT. OCENY FUNKCJONOWANIA „KART USŁUG”
W STAROSTWIE POWIATOWYM W PISZU |
|
|
W związku z wprowadzeniem do
stosowania Kart Usług prosimy o odpowiedź na kilka pytań dotyczących ich
funkcjonowania. Ankieta jest anonimowa. |
|
- CZY UWAŻA PANI/PAN, ŻE KARTY USŁUG
UPROŚCIŁY ZAŁATWIANIE SPRAW W NASZYM URZĘDZIE?
|
Tak |
Nie |
|
- CZY KARTA USŁUG UŻYTA PRZEZ PANIĄ/PANA ZAWIERAŁA
WYKAZ WSZYSTKICH DOKUMENTÓW POTRZEBNYCH DO ZAŁATWIENIA PANI/PANA SPRAWY?
|
Tak |
Nie |
|
- CZY INFORMACJA O WYSOKOŚCI EWENTUALNEJ OPŁATY
ZOSTAŁA PRZEDSTWIONA W SPOSÓB WYCZERPUJĄCY?
|
Tak |
Nie |
|
- CZY PANI/PANA SPRAWA ZOSTAŁA ZAŁATWIONA W
TERMINIE WSKAZANYM W KARCIE?
|
Tak |
Nie |
|
- CZY OKREŚLENIE TRYBU ODWOŁAWCZEGO OPISANEGO W
KARCIE JEST PANI/PANA ZDANIEM WYSTARCZAJĄCE?
|
Tak |
Nie |
|
- CZY DOSTARCZONE PANI/PANU KARTY USŁUG ZAWIERAŁY
WSZELKIE POTRZEBNE PANI/PANU ZAŁĄCZNIKI?
|
Tak |
Nie |
|
- JAKIE JESZCZE INFORMACJE POWINNY SIĘ PANA/PANI
ZDANIEM ZNALEŹĆ W KARCIE USŁUG?
|
- JAKIE INFORMACJE POWINNY BYĆ PANI/PANA ZDANIEM
OPISANE BARDZIEJ SZCZEGÓŁOWO?
|
- KTÓRE INFORMACJE ZAWARTE W KARCIE USŁUG OKAZAŁY
SIĘ DLA PANI/PANA NAJBARDZIEJ POMOCNE?
|
- INNE UWAGI:
|
|
|
|
Treść ankiety przeprowadzonej wśród pracowników
Starostwa realizujących usługi objęte Katalogiem Usług: |
|
|
ANKIETA
DOT. OCENY FUNKCJONOWANIA „KART USŁUG”
W STAROSTWIE POWIATOWYM W PISZU |
|
|
- OZANCZENIE WYDZIAŁU/ STANOWISKA SAMODZIELNEGO:
|
|
- IMIĘ I NAZWISKO PRACOWNIKA, STANOWISKO SŁUŻBOWE:
|
|
- NAZWA USŁUGI:
|
|
- NAJCZĘŚCIEJ POWTARZAJĄCE SIĘ BRAKI WE WNIOSKACH
SKŁADANYCH PRZEZ MIESZKAŃCÓW:
|
|
- NAJCZĘŚCIEJ POWTARZAJĄCE SIĘ PYTANIA MIESZKAŃCÓW
ODNOSZĄCE SIĘ DO USŁUGI:
|
|
|
|
ANALIZA WYNIKÓW PRZEPROWADZONYCH
ANKIET |
|
- Stopień rozpowszechnienia informacji o
funkcjonowaniu Kart usług w Starostwie Powiatowym w Piszu:
|
Niewystarczający stopień poinformowania mieszkańców
o funkcjonowaniu narzędzia. |
|
Przyczyny: |
- Mała dostępność do Internetu na terenie powiatu.
- Mała przejrzystość strony internetowej Starostwa.
- Krótki czas funkcjonowania narzędzia.
- Brak Punktu Informacyjnego urzędu.
|
Zalecenia: |
- Nadanie informacji dotyczącej Katalogu Usług
charakteru priorytetowego- wydzielenie katalogu z informacji
„Przejrzysta Polska” umieszczenie jej w sposób samodzielny pod hasłem „
Jak szybko załatwić sprawę w Starostwie” jako centralny punkt strony
internetowej Starostwa.
- Kontynuowanie akcji informacyjnej w lokalnej
prasie cyklach miesięcznych przez okres roku.
- Kontynuowanie akcji informacyjnej na tablicach
ogłoszeniowych przez okres roku
|
|
- Dostępność Kart Usług w Starostwie Powiatowym
w Piszu:
|
Wysoki stopień dostępności Kart Usług |
|
Zalecenia: |
- Celem dalszej poprawy rezultatów należy umieścić
dodatkowy punkt z Kartami Usług w budynku na ul. Pl. Daszyńskiego.
- Utworzenie Punktu Informacyjnego urzędu.
|
|
- Zupełność informacji zawartych w Kartach
Usług:
|
- Powiatowy Rzecznik konsumentów: |
Informacja zawarta w Karcie jest zupełna i czytelna |
|
Zalecenia: |
- Umieszczenie przykładowego prawidłowo
wypełnionego wniosku o udzielenie pomocy prawnej.
|
- Wydział Edukacji, Zdrowia, Kultury i Sportu: |
Konstrukcja i zawartość Karty prawidłowa, brak
załącznika obejmującego wniosek o wpis do ewidencji. |
|
Zalecenia: |
- Zamieszczenie załącznika obejmującego wniosek o
dokonanie wpisu do ewidencji.
- Sporządzić przykładowe prawidłowo wypełniony wzór
wniosku stanowiącego załącznik do oferowanej karty Usługi.
|
- Wydział rolnictwa, Leśnictwa, Rybactwa Śródlądowego,
Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. |
Konstrukcja i zawartość Kart prawidłowa,
niewystarczająca informacja o sposobie i miejscu wnoszenia opłaty. |
|
Zalecenia: |
- Umieścić we wszystkich Kartach opracowanych przez
wydział informację obejmującą określenie sposobu wniesienia opłaty (Np.
opłatę wnosi się poprzez naklejenie na wniosek znaczków skarbowych o
nominałach.. dostępnych w Kasie Starostwa na ul. Gizewiusza…, nr
pokoju…).
- Sporządzić przykładowe prawidłowo wypełnione
wzory wniosków stanowiących załączniki do oferowanych Kart Usług.
|
- Wydział Zagospodarowania Przestrzennego i
Budownictwa: |
Konstrukcja i zawartość Kart prawidłowa,
niewystarczająca informacja o miejscu wnoszenia opłat, brak załączników
obejmujących wzory upoważnienia do działania w imieniu wnioskodawcy. |
|
Zalecenia: |
- Umieścić we wszystkich Kartach opracowanych przez
wydział informację obejmującą określenie miejsca wniesienia opłaty (Np.
opłatę wnosi się poprzez naklejenie na wniosek znaczków skarbowych o
nominałach.. dostępnych w Kasie Starostwa na ul. Gizewiusza…, nr
pokoju…).
- Dołączyć do odpowiednich kart załączniki w
postaci druków upoważnienia do działania w imieniu wnioskodawcy.
- Sporządzić przykładowe prawidłowo wypełnione
wzory wniosków stanowiących załączniki do oferowanych Kart Usług.
|
- Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru oraz
Gospodarki Nieruchomościami: |
Konstrukcja i zawartość Kart prawidłowa,
niewystarczająca informacja o miejscu wnoszenia opłat, brak załączników
obejmujących wzory upoważnienia do działania w imieniu wnioskodawcy. |
|
Zalecenia: |
- Umieścić we wszystkich Kartach opracowanych przez
wydział informację obejmującą określenie miejsca wniesienia opłaty (Np.
opłatę wnosi się poprzez naklejenie na wniosek znaczków skarbowych o
nominałach.. dostępnych w Kasie Starostwa na ul. Gizewiusza…, nr
pokoju…).
- Dołączyć do odpowiednich kart załączniki w
postaci druków upoważnienia do działania w imieniu wnioskodawcy.
- Sporządzić przykładowe prawidłowo wypełnione
wzory wniosków stanowiących załączniki do oferowanych Kart Usług.
|
|
Wydział Komunikacji i Transportu: |
Konstrukcja i zawartość Kart prawidłowa,
niewystarczająca informacja o miejscu i sposobie wnoszenia opłat, brak
załączników obejmujących wzory upoważnienia do działania w imieniu
wnioskodawcy, brak jakiegokolwiek załącznika obejmującego druki
wniosków. |
|
Zalecenia: |
- Umieścić we wszystkich Kartach opracowanych przez
wydział informację obejmującą określenie miejsca i sposobu wniesienia
opłaty (Np. opłatę wnosi się poprzez naklejenie na wniosek znaczków
skarbowych o nominałach.. dostępnych w Kasie Starostwa na ul. Gizewiusza…,
nr pokoju…).
- Dołączyć do odpowiednich kart załączniki w
postaci druków upoważnienia do działania w imieniu wnioskodawcy.
- Sporządzić załączniki do wszystkich kart w
postaci formularzy koniecznych wniosków.
- Sporządzić przykładowe prawidłowo wypełnione
wzory wniosków stanowiących załączniki do oferowanych Kart Usług.
|
|
PODSUMOWANIE |
|
Analizując uzyskane opinie mieszkańców oraz
pracowników należy stwierdzić, iż merytoryczna treść kart usług jest
prawidłowa; informacje podane w Kartach Usług są dla mieszkańców, poza
nielicznymi wyjątkami, zupełne i czytelne.
Zwrócono uwagę na zbyt małą ilość formularzy
wniosków, które dołączane są do Kart. Problematyka najczęściej
powtarzających się braków we wnioskach składanych przez mieszkańców
zostanie rozwiązana poprzez zamieszczenie jako załączników do Kart Usług
wzorów prawidłowo wypełnionych wniosków.
Problemem zdaje się być sam system udostępnienia kart usług oraz
informacji o ich istnieniu.
Wydaję się, iż system polegający na umieszczeniu kart
usług w Internecie oraz na poszczególnych stanowiskach pracy nie jest w
stanie spełnić oczekiwań przed nim stawianych.
Czas pokaże czy zmiana konstrukcji strony
internetowej Starostwa, utworzenie dodatkowego stanowiska z kartami
Usług w centralnym punkcie Starostwa oraz cykliczne przeprowadzanie
kampanii informacyjnej spełnią pokładane w nich nadzieje.
W aktualnej sytuacji lokalowej Starostwa koniecznym
staje się utworzenie punktu informacyjnego, w którym petenci będą w
sposób kompleksowy informowani, również przy pomocy kart usług o
sposobie załatwiania spraw w naszym urzędzie.
Z uwagi na rozległość proponowanych działań
zmierzających do poprawy funkcjonowania narzędzia ich pełna realizacja
powinna być rozciągnięta w czasie i dlatego nie może być zakończona w
miesiącu czerwcu bieżącego roku.
Ustalony został harmonogram działań naprawczych,
stosownie do którego do końca czerwca bieżącego roku zrealizuje się
zmianę obejmującą utworzenie dodatkowego punktu z Kartami Usług w
budynku na ul. Pl. Daszyńskiego 7, do dnia 11 lipca zostaną wprowadzone
do Internetu karty usług z poprawioną informacją dotyczącą sposobu i
miejsca wnoszenia opłaty skarbowej, dodane zostaną brakujące załączniki
obejmujące druki koniecznych wniosków i oświadczeń.
Z uwagi na ich czasochłonność, zmiany obejmujące
wprowadzenie do Internetu wzorów prawidło wypełnionych wniosków oraz
przebudowe konstrukcji informacji o funkcjonowaniu Katalogu Usług na
stronie internetowej Starostwa zostaną wprowadzone w życie do dnia 30
lipca 2006r. |
|