Procedury aktualizacji - Kart Usług

ZARZĄDZENIE NR 25/05
STAROSTY POWIATU PISKIEGO
z dnia 26.08.2005 r.

w sprawie wprowadzenia obowiązku stosowania Katalogu Usług świadczonych w Starostwie Powiatowym w Piszu i procedury jego aktualizacji. Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
(Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późniejszymi zm.)

§ 1.

Wprowadzam obowiązek stosowania Katalogu Usług świadczonych w Starostwie Powiatowym w Piszu, zawierającego zestaw kart i wzory wniosków dotyczących usług świadczonych dla klientów Starostwa Powiatowego w Piszu.

§ 2.

Karty Usług wraz z wzorami wniosków znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej. W wersji drukowanej karty można otrzymać w sekretariacie Starostwa Powiatowego w Piszu oraz w poszczególnych Wydziałach i na stanowiskach samodzielnych.

§ 3.

Katalog powinien być opracowany i aktualizowany zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze Opracowania i Aktualizacji Katalogu Usług, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

PROCEDURA OPRACOWANIA I AKTUALIZACJI KATALOGU USŁUG

§ 1. Ogólne informacje

Katalog Usług świadczonych w, Starostwie Powiatowym w Piszu zwany dalej Katalogiem, jest zbiorem kart z opisem usług, wraz z wzorami wniosków niezbędnych do realizacji niektórych spraw administracyjnych. Wprowadzenie procedury okresowej aktualizacji Katalogu ma na celu monitorowanie zgodności kart z przepisami prawa, aktualizację innych danych zawartych w karcie oraz uzupełnianie Katalogu o karty usług dotychczas w nim nie ujęte.
Nadzór nad procesem aktualizacji Katalogu sprawuje Sekretarz Powiatu.

§ 2. Standaryzacja karty

1. Karta usługi winna zawierać w szczególności następujące informacje:

• nazwę usługi i nazwę wydziału lub stanowiska realizującego daną usługę, numer
  pokoju, telefonu, godziny pracy;

• wykaz dokumentów potrzebnych do załatwienia sprawy, z wyszczególnieniem
  sposobu ich udostępnienia pracownikowi Urzędu (do wglądu, do złożenia wraz z
  wnioskiem, możliwość złożenia kserokopii itp.);

• wysokość opłat skarbowych i innych;

• czas oczekiwania na załatwienie sprawy;

• sposób doręczenia decyzji lub inny sposób finalizujący sprawę;

• informację o sposobie odwołania od rozstrzygnięcia organu;

• podstawę prawną z dokładnym określeniem przywołanego przepisu.

2. Karta po opracowaniu jest  podpisywana  przez  osoby  odpowiedzialne:   kierownika wydziału lub pracownika na samodzielnym stanowisku. Podpis jest równoznaczny z akceptacją karty pod względem merytorycznym.

3. Za przygotowanie kart odpowiadają osoby odpowiedzialne.

§ 3. Aktualizacja Katalogu

1. Aktualizacja kart usług jest przeprowadzana corocznie, w terminie do końca czwartego kwartału, z zastrzeżeniem § 7 ust. 1 i 2.

2. Do końca września każdego roku osoby odpowiedzialne przedstawiają Sekretarzowi Powiatu krótki raport o stanie aktualności kart dotyczących usług realizowanych w ich wydziałach lub na ich stanowiskach oraz o stopniu objęcia Katalogiem wszystkich świadczonych usług.

3. Jeśli zmian wymagają niewielkie fragmenty kart, należy zaznaczyć to w raporcie; jeśli zmiany dotyczą  znacznej części karty, należy przedłożyć  wraz  z  raportem  wzór zaktualizowanej karty z wyszczególnieniem zapisów, których dotyczą zmiany.

4. Do  końca roku  kalendarzowego  zaktualizowany  Katalog  otrzymują wydziały  oraz stanowiska samodzielne.

5. Wydział Organizacyjny dokonuje wydruku zaktualizowanych kart i  dostarcza je na wskazane stanowiska pracy.

§ 4. Aktualizacja kart usług w wersji elektronicznej.

1. Katalog usług oraz pojedyncze karty usług wraz z wzorami wniosków są dostępne na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Piszu, pod adresem www.powiat.pisz.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Piszu pod adresem www.bip.powiat.pisz.pl .

2. Aktualizacja kart w Internecie odbywa się na bieżąco (do 5  dni roboczych), z zachowaniem procedury określonej w § 7 ust. 1 i 2.

§ 5. Udostępnienie kart usług klientom.

1. O  istnieniu Katalogu i jego roli  Starostwo Powiatowe w Piszu będzie  informować wykorzystując wszystkie dostępne Urzędowi źródła informacji.

2. Karty  usług  są dostępne  dla  każdego  klienta w  sekretariacie  Urzędu  oraz  w wydziałach i na stanowiskach samodzielnych.

3. Udostępnianie klientom wybranych kart bądź całego Katalogu odbywa się w miarę możliwości technicznych Urzędu, a w szczególności:

• przez kopiowanie;

• przez wydrukowanie;

• przez kopiowanie na nośniki elektroniczne (dyskietka, płyta CD lub DVD);

• przez wysłanie pocztą elektroniczną;

• przez  pobranie  z  Biuletynu  Informacji  Publicznej  Starostwa Powiatowego w Piszu

§ 6. Ocena działań

1. Klienci mają możliwość oceny Katalogu poprzez ankietę dostępną we wszystkich Wydziałach, na stanowiskach samodzielnych i na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Piszu, poprzez opinie przesyłane pocztą elektroniczną, oraz opinie ustne.

2. Opinie te są wykorzystywane przez Sekretarza Powiatu przy dokonywaniu rocznej oceny funkcjonowania Katalogu Usług.

§ 7. Szczególne obowiązki osób odpowiedzialnych

1. W przypadku zmiany przepisów wpływających znacząco na treść karty usług, osoby odpowiedzialne, z własnej inicjatywy przedstawiają Sekretarzowi Powiatu zaktualizowaną kartę w terminie do 1 miesiąca od wejścia w życie zmiany.

2. W przypadku wprowadzenia nowych usług świadczonych z istotną częstotliwością, osoby
odpowiedzialne przedstawiają wzór karty w terminie do I miesiąca od wprowadzenia
usługi.